Модуль архива документов

Электронный архив в 1С: мгновенный поиск любого документа, структурированное хранение и контроль версий

Получить консультацию

Стопки бумаг, папки с накладными, потерянные акты и часы поиска нужного договора — знакомая картина для большинства компаний. Модуль архива документов для 1С от 1integra переводит весь документооборот в цифровой формат: скан-копии привязываются к учётным документам, автоматически классифицируются и становятся доступны за секунды по любому реквизиту. Юристы, бухгалтеры и менеджеры работают с единой базой без дублей и потерь.

Ключевые возможности

01
Хранение скан-копий

Прикрепляйте PDF, TIFF и изображения прямо к документам 1С. Файлы хранятся в защищённом хранилище, связь с учётным объектом сохраняется при любых изменениях.

02
Автоматическая классификация

Документы распределяются по типам, контрагентам, периодам и проектам автоматически на основании реквизитов 1С. Ручная сортировка не требуется.

03
Полнотекстовый поиск

Поиск по содержимому документов, реквизитам контрагента, сумме, дате и ключевым словам. Результаты выдаются мгновенно даже в архиве из миллионов файлов.

04
Версионирование

История изменений каждого документа: кто, когда и что редактировал. Возможность откатиться к любой предыдущей версии. Незаменимо для аудита и разрешения споров.

05
Разграничение доступа

Гибкая система прав: каждый сотрудник видит только свой раздел архива. Конфиденциальные договоры и кадровые документы надёжно защищены от несанкционированного просмотра.

06
Интеграция со сканером

Прямое сканирование в 1С через TWAIN-интерфейс. Документ сканируется, автоматически привязывается к нужной записи и попадает в архив без промежуточных шагов.

в 10 раз
быстрее поиск документов
0%
потерянных документов после внедрения
5 лет
гарантированное хранение с резервными копиями
1 день
срок подготовки к налоговой проверке

Подробное описание

Модуль архива документов устанавливается как расширение 1С и совместим с конфигурациями Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP и Документооборот. Все загружённые файлы хранятся в защищённом файловом хранилище — отдельно от базы данных 1С, что не влияет на производительность системы и упрощает резервное копирование.

Особую ценность представляет механизм связанных документов: к одной карточке контрагента можно привязать договор, дополнительные соглашения, счета, акты и переписку. При открытии любого из них вся история взаимоотношений доступна в одном окне. Это критически важно при разборе споров, подготовке к аудиту или налоговой проверке.

Модуль поддерживает OCR-распознавание текста на скан-копиях: содержимое документа индексируется и становится доступно для полнотекстового поиска. Найти нужный акт по фразе из его текста — за секунды, даже если документ был загружен несколько лет назад.

Сравнение редакций

Функция Базовая Расширенная
Хранение скан-копий✓✓
Привязка файлов к документам 1С✓✓
Поиск по реквизитам✓✓
Полнотекстовый поиск (OCR)—✓
Версионирование документов—✓
Разграничение прав доступаБазовоеРасширенное
Интеграция со сканером (TWAIN)—✓
Внешнее файловое хранилище—✓
Важно: Электронный архив, созданный на базе модуля, соответствует требованиям к хранению первичных учётных документов согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» и приказу Минфина №94н. Документы принимаются налоговыми органами в электронном виде при наличии ЭЦП.

Этапы внедрения

  1. 1
    Анализ документооборота

    Изучаем состав документов, маршруты согласования и требования к хранению. Определяем структуру архива и правила классификации.

  2. 2
    Настройка хранилища

    Разворачиваем файловое хранилище, настраиваем резервное копирование и права доступа по ролям сотрудников.

  3. 3
    Установка модуля

    Устанавливаем расширение в 1С, настраиваем автоклассификацию и связи с типами документов конфигурации.

  4. 4
    Миграция существующих документов

    Загружаем в архив накопленные скан-копии и файлы. При необходимости — массовая загрузка из сетевых папок с автоматической привязкой.

  5. 5
    Обучение и запуск

    Обучаем пользователей работе с архивом, настраиваем уведомления и передаём регламент для новых сотрудников.

Стоимость

Базовый
от 22 000 ₽
  • До 50 000 документов
  • Привязка файлов к 1С
  • Поиск по реквизитам
  • 3 месяца поддержки
Выбрать
Расширенный
от 42 000 ₽
  • Неограниченный объём
  • OCR и полнотекстовый поиск
  • Версионирование
  • Интеграция со сканером
  • 12 месяцев поддержки
Выбрать
Корпоративный
по запросу
  • Распределённое хранилище
  • Интеграция с СЭД
  • Индивидуальные маршруты
  • Выделенный менеджер
  • SLA 4 часа
Выбрать

Часто задаваемые вопросы

Связанные решения для интеграции

Где физически хранятся файлы?
Файлы хранятся на вашем сервере или в защищённом облачном хранилище — по вашему выбору. Мы настраиваем ежедневное резервное копирование в независимое место.
Влияет ли модуль на скорость работы 1С?
Нет. Файлы хранятся отдельно от базы данных 1С. Модуль не увеличивает объём информационной базы и не замедляет стандартные операции учёта.
Можно ли перенести документы из другой системы?
Да. Мы реализуем массовую загрузку из сетевых папок, SharePoint, Google Drive или любой другой СЭД с автоматической привязкой к документам 1С по реквизитам.
Работает ли OCR с рукописными документами?
OCR оптимально работает с машинописным текстом. Для рукописных документов распознавание возможно, но точность ниже. Рукописные документы хранятся как изображения и доступны для просмотра.
Как организован доступ для удалённых сотрудников?
Через защищённый веб-интерфейс или тонкий клиент 1С. Права доступа к разделам архива настраиваются индивидуально для каждого пользователя.

Готовы навести порядок в документах?

Запросите бесплатную демонстрацию модуля архива. Специалист 1integra покажет, как будет выглядеть ваш документооборот через 30 дней после внедрения — без бумажного хаоса и часов поиска.

Обсудить проект